24-Stunden-Pflegekraft selbst anstellen – Alternative zur Vermittlungsagentur?
Aktualisiert am 05.03.2025
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Das Wichtigste in Kürze
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Alternative zur Agentur: Die direkte Anstellung einer 24-Stunden-Pflegekraft bietet mehr Kontrolle und Flexibilität, erfordert jedoch Eigeninitiative und rechtliche Verantwortung.
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Rechtliche Verpflichtungen: Als Arbeitgeber müssen Sie sich um Arbeitsverträge, Sozialabgaben und Versicherungen kümmern.
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Kostenvorteile: Oft günstiger als eine Vermittlungsagentur, jedoch mit zusätzlichem Organisationsaufwand verbunden.
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Passgenaue Betreuung: Sie haben direkten Einfluss auf die Auswahl der Pflegekraft und die Gestaltung der Pflege.
So gehen Sie vor
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Pflegebedarf analysieren
Überlegen Sie, welche Aufgaben die Pflegekraft übernehmen soll und wie viele Stunden täglich benötigt werden. -
Pflegekraft suchen und auswählen
Nutzen Sie Stellenanzeigen, Netzwerke oder spezialisierte Plattformen, um eine geeignete Pflegekraft zu finden. -
Arbeitsvertrag erstellen
Legen Sie die Arbeitszeiten, Aufgaben und das Gehalt fest. Ein Musterarbeitsvertrag kann dabei helfen, rechtliche Standards einzuhalten. -
Anmeldung bei Behörden
Melden Sie die Pflegekraft als Arbeitnehmer bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern und dem Finanzamt an. -
Laufende Organisation
Planen Sie die Einsatzzeiten, organisieren Sie Fortbildungen und achten Sie auf regelmäßige Gehaltszahlungen. Lassen Sie sich bei Bedarf von Experten unterstützen.
Inhalt dieser Seite
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Das Wichtigste in Kürze
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So gehen Sie vor
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Arbeitgeber können vorhandene Ressourcen nutzen
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Der Arbeitsvertrag: Ein wichtiger Schritt zum Arbeitsverhältnis
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Welche Aufgaben kommen auf den Arbeitgeber konkret zu?
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Ist es günstiger, eine Pflegekraft selbst anzustellen oder über eine Agentur?
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Wie kann mich ein Arbeitgeberservice unterstützen?
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Häufige Fragen zur Selbstanstellung einer 24-Stunden-Pflegekraft
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Neueste Ratgeber
Das Wichtigste in Kürze Arbeitgeber können vorhandene Ressourcen nutzen
Den pflegebedürftigen Angehörigen gut versorgt wissen und ihm das Leben in den eigenen vier Wänden weiterhin ermöglichen – das ist das übergeordnete Ziel vieler Familien. Dazu kann eine Pflegekraft verhelfen, die in das häusliche Umfeld des Pflegebedürftigen einzieht – das klappt über eine Agentur oder auf eigenem Weg. Wir erklären Ihnen heute, welche Vorteile es hat, eine 24-Stunden-Pflegekraft selbst anzustellen und was Sie dabei beachten sollten.
"Den Begriff 24-Stunden-Pflege nehmen Sie am besten nicht allzu wörtlich. Zwar zieht dabei meist eine Pflegeperson in das häusliche Umfeld ein, die rein theoretisch rund um die Uhr greifbar ist, trotzdem muss sich der Pflegehaushalt an die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit halten. Insbesondere bei Personen aus Osteuropa handelt es sich häufig nicht um „echte“ Pflegekräfte, sie haben also keine in Deutschland anerkannte pflegerische Ausbildung."
Dipl.-Ges.oec. (FH) Jennifer Ann Steinort
Eine 24-Stunden-Pflege oder –Betreuung erscheint vielen Menschen sympathischer als eine Unterbringung in einem Pflegeheim. Damit eine Pflegehilfe in die eigene Häuslichkeit kommt, können sich Pflegebedürftige oder pflegende Angehörige an eine spezielle Agentur wenden. Dabei sind die vertragsrechtliche Situation und die damit verbundenen Verpflichtungen überschaubar. Eine meist in Deutschland sitzende Agentur vermittelt das Personal über einen Dienstleister im Ausland. Betreffende unterschreiben einen Dienstleistungsvertrag und daraufhin erscheint die Unterstützung zum vereinbarten Zeitpunkt. Doch nicht immer funktioniert das so reibungslos und ob die beteiligten Personen dauerhaft gut harmonieren, bleibt abzuwarten. Nicht selten liegt in den Pflegehaushalten eine andere, augenscheinlich günstigere, Situation vor. Nämlich dann, wenn es bereits eine mögliche Pflege- oder Betreuungsperson gibt. Meist kommt der entsprechende Kontakt durch eine Empfehlung aus dem Freundes- oder Verwandtenkreis zustande. Im besten Fall sind sich alle Beteiligten schnell einig und schließen eine Vereinbarung über die Tätigkeit im Pflegehaushalt. Mit genau diesem Vorgehen werden Sie in Deutschland automatisch zum Arbeitgeber, denn wenn eine Pflegeperson auf selbstständiger Basis nur einen Kunden betreut, könnte sie ansonsten als scheinselbstständig eingestuft werden. Hier ist Vorsicht geboten: Eine nachträgliche Prüfung durch einen Sozialversicherungsträger kann zu einer Nachzahlung in beträchtlicher Höhe führen.
Gut zu wissen!
Bei der Betriebsprüfung hält man sich immer an den Arbeitgeber. Wer also rechtlich sicheres Terrain betreten will, schließt gleich einen Arbeitsvertrag mit seiner Pflegekraft ab.
Welche Vorteile hat die direkte Anstellung einer Pflegekraft?
Die direkte Anstellung einer Pflege- oder Betreuungskraft kann einige Vorteile bieten, wie beispielsweise:
- Individuelle Auswahl: Die direkte Anstellung ermöglicht es, die Pflege- oder Betreuungskraft selbst auszuwählen, die am besten zu den individuellen Bedürfnissen und dem persönlichen Umfeld des Pflegebedürftigen passt. Benötigen Sie eher Unterstützung im Haushalt, können Sie eine Haushaltshilfe einstellen, sind es eher pflegerische Tätigkeiten, fällt die Wahl auf eine Pflegekraft. Sie müssen nicht zwingend auf eine „ehemalige“ 24h Pflege- bzw. Betreuungskraft oder auf Kräfte aus Osteuropa zurückgreifen. Sie könnten beispielsweise auch ein Familienmitglied oder Freunde anstellen oder sich auf dem Arbeitsmarkt umsehen, welche Mitarbeiter zu Ihnen passen.
- Keine Vermittlungsgebühren: Bei der Direktanstellung entfallen Vermittlungsgebühren, die normalerweise an Agenturen gezahlt werden. Dies kann zu einer Kosteneinsparung führen und die finanzielle Planung vereinfachen.
- Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitsbedingungen: Sie können Arbeitszeiten und -bedingungen direkt mit der Pflegekraft aushandeln, was eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse des Pflegebedürftigen ermöglicht. Aber Achtung: Es gelten die gesetzlichen Vorschriften, also Ruhezeiten, Arbeitszeiten etc.
- Verbesserte Arbeitsbeziehung: Eine direkte Anstellung fördert eine engere Bindung und Vertrauen zwischen der Pflege- bzw. Betreuungskraft und dem Pflegehaushalt, was die Qualität der Pflege verbessern kann.
Tipp!
Es ist wichtig, die rechtlichen Aspekte einer Anstellung sorgfältig zu prüfen und zu berücksichtigen. Die Direktanstellung einer Pflegekraft wird streng nach deutschem Arbeitsrecht geregelt. Dazu gehören Arbeitszeitgesetze, Mindestlohnvorschriften und Regelungen zur Sozialversicherung. Ein Arbeitgeberservice bietet in der Regel nicht nur Vertragsvorlagen, sondern auch Beratung zu diesen Themen, denn in der Regel bleiben viele Fragen auch nach eindringlicher Internetrecherche unbeantwortet.
Welche Nachteile hat die direkte Anstellung einer Pflegekraft?
Es gibt bei der Direktanstellung von Pflege- oder Betreuungskräften nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile, wie beispielsweise:
- Personalrekrutierung: Wenn Sie sich für eine Direktanstellung entscheiden, haben Sie vermutlich bereits eine geeignete Pflege- oder Betreuungskraft in Aussicht. Sollte das nicht der Fall sein, müssen Sie sich selbst auf die Suche begeben und die zu besetzende Stelle ausschreiben und auch Bewerbungsgespräche führen.
- Personalausfälle: Urlaub steht jedem Angestellten zur Verfügung, dieser ist plan- und überbrückbar. Doch was passiert in einem Krankheitsfall? Fällt die Kraft länger aus, muss gegebenenfalls kurzfristig ein Tausch, sofern Sie eine zweite Kraft eingestellt haben, erfolgen oder eine andere Lösung gefunden werden.
Das sind die zwei relevantesten Punkte, die Sie bedenken sollten. Allerdings gibt es noch mehr, das auf Sie zukommen kann, wenn Sie auf den Arbeitgeberservice verzichten. In dem Fall lassen sich die Nachteile noch um folgende Punkte ergänzen (diese deckt in der Regel der Arbeitgeberservice ab):
- Administrativer Aufwand: Lohnbuchhaltung, Meldung an die Versicherungen, Erstellung von Lohnabrechnungen und vieles mehr: Dadurch kann ein großer Aufwand entstehen, der zusätzlich zum Pflegealltag hinzukommt.
- Rechtliche Verantwortung: Die tragen Sie als Arbeitgeber ohnehin, allerdings stellt ein Arbeitgeberservice sicher, dass Sie verwaltungstechnische Auflagen erfüllen.
- Kostenüberblick: Sie müssen das Gehalt bezahlen und notwendige Versicherungen für Ihre Mitarbeiter. Dazu zählen nicht nur die Sozialversicherungen, die Sie mit dem Gehalt abführen, sondern beispielsweise auch eine Unfallversicherung (ca. 40 bis 80 Euro pro Jahr). Diese Kosten müssen Sie selbst im Blick haben und mit einkalkulieren.
Nehmen Sie sich Zeit, um alle Vor- und Nachteile für sich abzuwägen – so finden Sie für Ihre Familie das beste Ergebnis.
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Der Arbeitsvertrag: Ein wichtiger Schritt zum Arbeitsverhältnis
Der schriftliche Arbeitsvertrag ist oft kein Problem, ein entsprechendes Muster gibt es im Internet. Doch Vorsicht, hier lauert die Gefahr, dass der Arbeitsvertrag nicht den aktuellen Vorschriften entspricht und im schlimmsten Fall anfechtbar ist. Das kann negative Folgen haben. Daher ist anwaltliche Beratung empfehlenswert. Ist der Arbeitsvertrag ordentlich erstellt und gegebenenfalls durch einen Anwalt geprüft, ist eine rechtliche Grundlage geschaffen. Für den Arbeitgeber, also den Pflegehaushalt, entstehen nun aber noch weitere Verpflichtungen. Selbstverständlich ist die Sozial- und Arbeitsgesetzgebung verbindlich. Das heißt beispielsweise, die beschäftigte Person hat Anspruch auf Urlaub und es ist der Mindestlohn zu zahlen. Sie prüfen die aktuellen Gesetzesänderungen am besten regelmäßig darauf, ob sich beispielsweise der Mindestlohn geändert hat oder vielleicht sogar der Urlaubsanspruch. Wer sich selbst um alles kümmert und auf einen Arbeitgeberservice verzichtet, sollte daher gut informiert bleiben.
Welche Aufgaben kommen auf den Arbeitgeber konkret zu?
Zu Beginn müssen alle notwendigen Meldungen gemacht werden. Ist das erledigt und sind alle Meldungen bei Behörden, Ämtern und Versicherungen abgeschlossen, beginnen die monatlichen Aufgaben des Arbeitgebers, also die des Pflegehaushalts. Eine kleine Herausforderung stellt für viele Haushalte die Verwaltung des Arbeitsverhältnisses dar, denn nun sind monatlich die Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuern zu melden und der Arbeitnehmer muss eine Lohnabrechnung bekommen. Zudem müssen natürlich auch alle Abgaben an die entsprechenden Ämter, Behörden und Versicherungen geleistet, also eine Reihe von Überweisungen getätigt, werden. Wer beispielsweise zwei oder gar drei Pflege- bzw. Betreuungskräfte einstellt, wiederholt den Prozess unter Umstände mehrfach und sollte den Überblick behalten. Bitte hier keine Frist verpassen, das könnte zu Ärger führen.
Gut zu wissen!
Betreuungskräfte, gerade jene aus Osteuropa, reisen regelmäßig wieder zu ihren Familien zurück. Daher ist es durchaus Gang und Gäbe, dass zwei oder drei Kräfte sich im laufenden Jahr abwechseln – das ist übrigens auch bei Agenturen so.
Ist es günstiger, eine Pflegekraft selbst anzustellen oder über eine Agentur?
Was die Kosten betrifft, so sind beide Modelle – Selbstanstellung und Agenturansatz – vergleichbar. Bei dem ab 2024 gültigen Mindestlohn von 12,43 € pro Stunde entsteht bei einem Vollzeitjob eine monatliche Arbeitgeberbelastung (inkl. der Arbeitgeberanteile, die ebenfalls abgeführt werden müssen) in der Größenordnung von 2.500 € pro Monat. Natürlich ist bei den Kosten immer auch einzubeziehen, dass der Arbeitnehmer bezahlten Urlaub genießt. Die Kosten sind, egal ob bei der Selbstanstellung oder über eine Agentur, immer von der Person abhängig, die engagiert wird. Erfahrene 24h Kräfte über eine Agentur, mit eventuell noch besonderen Fähigkeiten, können im Monat deutlich über 3.000 € kosten. Ähnlich sieht es bei selbst angestellten Pflegekräften aus. Je nach Qualifikation und Erfahrung haben diese ebenfalls gewisse Gehaltsforderungen – dabei spielt es weniger eine Rolle, ob diese aus dem Ausland rekrutiert werden oder in Deutschland.
Unterm Strich ist die Anstellung einer 24-Stunden-Pflegekraft eine Alternative, die Familien für sich prüfen können.
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Wie kann mich ein Arbeitgeberservice unterstützen?
Zu Beginn ist diese Form der Beschäftigung aufwendiger, aber ein guter Arbeitgeberservice zeigt Ihnen den genauen Ablauf und erläutert die wenigen Dinge, die Sie noch erledigen müssen. Insgesamt betrachtet haben Familien wesentliche Vorteile gegenüber der Agenturlösung: Im Haushalt ist genau die Person beschäftigt, die Sie sich ausgesucht haben und es ist keine Agentur dazwischen, die, natürlich berechtigterweise, mitbezahlt wird. Wenn also schon ein Kandidat bzw. vielleicht sogar ein eingespieltes 2er-Team für die Pflege oder Betreuung da ist, sollten Sie beide Möglichkeiten vergleichen und sich für die beste Lösung entscheiden.
Häufige Fragen zur Selbstanstellung einer 24-Stunden-Pflegekraft
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