Hilfsmittel für den Beruf - So stellen Sie erfolgreich einen Antrag und erhalten Unterstützung
Aktualisiert am 05.03.2025
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Das Wichtigste in Kürze
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Hilfsmittel für den Beruf können den Arbeitsalltag erleichtern, wenn eine gesundheitliche Einschränkung vorliegt.
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Die Kosten für notwendige Hilfsmittel werden in der Regel von der Rentenversicherung oder der Krankenkasse übernommen.
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Der Antrag auf Hilfsmittel muss gut begründet und mit einer ärztlichen Bescheinigung unterstützt werden.
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Nach Bewilligung erhalten Sie die Hilfsmittel, die Ihre berufliche Tätigkeit erleichtern und die Integration in den Arbeitsprozess fördern.
So gehen Sie vor
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Bedarf an Hilfsmitteln feststellen: Überlegen Sie, welche Hilfsmittel für Ihre beruflichen Tätigkeiten hilfreich wären, und lassen Sie sich von Ihrem Arzt oder Therapeuten beraten.
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Ärztliche Bescheinigung einholen: Ihr Arzt stellt eine Bescheinigung aus, die Ihre gesundheitliche Einschränkung und den Bedarf an Hilfsmitteln bestätigt.
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Antrag stellen: Reichen Sie den Antrag auf Hilfsmittel bei Ihrer Rentenversicherung oder Krankenkasse ein. Fügen Sie alle erforderlichen Unterlagen, wie die ärztliche Bescheinigung und Kostenvoranschläge, bei.
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Bewilligung abwarten: Die Versicherung prüft den Antrag und entscheidet, ob und in welchem Umfang die Hilfsmittel übernommen werden.
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Hilfsmittel nutzen: Nach der Bewilligung erhalten Sie die Hilfsmittel und können diese in Ihrem Berufsalltag einsetzen, um Ihre Arbeitsfähigkeit zu verbessern.
Inhalt dieser Seite
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Das Wichtigste in Kürze
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So gehen Sie vor
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Inklusion und Barrierefreiheit am Arbeitsplatz durch Hilfsmittel und Arbeitsplatzgestaltung
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Was sind Hilfsmittel für den Beruf?
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Warum sind Hilfsmittel für den Beruf so wichtig?
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Welche Hilfsmittel gehören zu den berufsbezogenen Hilfsmitteln?
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Wer hat Anspruch auf Hilfsmittel am Arbeitsplatz?
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Wer kann bei der Beantragung von Hilfsmittel für den Beruf unterstützen?
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Wie wird der Antrag gestellt?
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Wer muss die Hilfsmittel für den Beruf bezahlen?
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Kann der Arbeitgeber einen behindertengerechten Arbeitsplatz ablehnen?
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Fragen und Antworten zu Hilfsmittel für den Beruf
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Das Wichtigste in Kürze Inklusion und Barrierefreiheit am Arbeitsplatz durch Hilfsmittel und Arbeitsplatzgestaltung
Wenn Sie im Berufsleben stehen und eine Behinderung haben, sollten Sie prüfen, ob Ihr Arbeitsumfeld auch wirklich auf Sie angepasst ist oder ob Ihnen entsprechende Hilfsmittel nicht eine deutliche Arbeitserleichterung bringen könnten.
Die Bandbreite der Möglichkeiten ist groß. Haben Sie Rückenprobleme, kann ein angepasster Bürostuhl Ihnen vielleicht schon das Leben erleichtern. Haben Sie erhebliche Sehprobleme, sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber klären, ob Ihnen z.B. eine entsprechende Vergrößerungssoftware zur Verfügung gestellt wird.
Von den rund 10 Millionen Menschen mit einer anerkannten Behinderung sind rund 50 % im erwerbstätigen Alter zwischen 15 und 64 Jahren. Damit die Teilhabe am Arbeitsleben gewährleistet ist, können berufsbezogene Hilfsmittel erforderlich sein.
Die Frage ist jedoch: Welche Hilfsmittel stehen mir zu, wo beantrage ich diese und vor allem, wer bezahlt sie.
Was sind Hilfsmittel für den Beruf?
Anders als bei Hilfsmitteln für den privaten Gebrauch handelt es sich bei einem Hilfsmittel für den Beruf meist um eine technische Arbeitshilfe, die auf die individuellen Bedürfnisse des Betroffenen ausgerichtet ist. Diese technischen Arbeitshilfen sollen behinderungsbedingte Einschränkungen ausgleichen und die Berufsausübung erleichtern.
Ein Hilfsmittel für den Beruf soll dafür sorgen, dass die Berufstätigkeit erhalten bleibt bzw. dass überhaupt erst eine Berufstätigkeit möglich wird. Somit sprechen wir von einer Arbeitsplatzsicherung bzw. einer Integrierung in das Arbeitsleben.
Warum sind Hilfsmittel für den Beruf so wichtig?
Menschen mit einer Behinderung könnten oftmals ohne die entsprechenden Hilfsmittel ihren Beruf nicht mehr oder nur unter sehr erschwerten Bedingungen ausüben. Deshalb ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz den individuellen Bedürfnissen des Betroffenen angepasst wird und eine Teilhabe am Arbeitsleben ermöglicht wird.
Ziele der Hilfsmittel am Arbeitsplatz:
- Die selbstbestimmte Teilhabe am Arbeitsleben.
- Die Unterstützung von Menschen mit einer Behinderung, oder drohenden Behinderung im Arbeitsleben.
- Fördern und schützen der vorhandenen Fähigkeiten.
- Der Ausgleich von behinderungsbedingten Funktionseinschränkungen.
- Die Erhaltung von Arbeits- und Ausbildungsplätzen.
- Eine langfristige Sicherung der Erwerbsfähigkeit.
- Die Verhinderung einer Verschlechterung des Gesundheitszustandes durch präventive (vorbeugende) Maßnahmen.
- Vermeidung höherer Folgekosten.
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Welche Hilfsmittel gehören zu den berufsbezogenen Hilfsmitteln?
Wer hat Anspruch auf Hilfsmittel am Arbeitsplatz?
Gemäß § 164 SGB IX haben Menschen mit einem (Grad der Behinderung) GdB 50 und höher einen Anspruch auf Ausstattung ihres Arbeitsplatzes mit den erforderlichen technischen Arbeitshilfen.
Kurz zur Erklärung: Bis zu einem GdB unter 50 spricht man von Behinderung, ab einem GdB von 50 spricht man von einer Schwerbehinderung. Das bedeutet also, dass nur Menschen mit einer Schwerbehinderung (oder einer Gleichstellung) einen Anspruch auf technische Hilfsmittel haben.
Bevor die Betroffenen jedoch ein Hilfsmittel für den Beruf erhalten, muss der Bedarf ermittelt werden und es muss klar ersichtlich sein, dass entsprechende Hilfsmittel notwendig sind, um den Arbeitsalltag zu erleichtern.
Bei der Bedarfsermittlung für das Hilfsmittel findet eine Überprüfung des Arbeitsplatzes statt. In der Regel sind folgende Personen bei diesem Termin anwesend:
- Der Betroffene selbst.
- Vorgesetzter des Betroffenen.
- Evtl. die betriebsinterne Integrationsstelle.
- Außerdem externe Berater z.B. vom Integrationsfachdienst der Bundesagentur für Arbeit, von der Kranken-, Unfall oder Rentenversicherung oder des Sozialhilfeamtes usw.
Die Mitarbeiter der externen Beratungen sind Fachleute, die sich mit den verschiedenen Möglichkeiten zur Erleichterung der Teilhabe am Arbeitsleben auskennen. Sie prüfen, welche Tätigkeiten der Arbeitnehmer ausführen muss und entscheiden dann, ob ein Hilfsmittel angeschafft werden sollte oder ob es andere Möglichkeiten der Arbeitserleichterung gibt.
Wurde ein Hilfsmittel für den Beruf empfohlen, macht es Sinn, dass dieses Gerät vor der Anschaffung getestet werden kann. Sprechen Sie mit Ihrem Sanitätshaus oder dem Lieferanten des Hilfsmittels.
Kriterien zur Ermittlung des Bedarfs eines Hilfsmittels
- Der Mitarbeiter fällt aufgrund seiner Erkrankung häufiger aus.
- Beim Mitarbeiter besteht eine Kraftminderung und kann deshalb seine Arbeit nicht mehr so gut machen wie früher.
- Ein Hilfsmittel kann nötig werden, weil der Arbeitsplatz nicht mehr sicher genug ist.
- Bei einem Mitarbeitergespräch wird festgestellt, dass ein berufsbezogenes Hilfsmittel erforderlich ist.
- Nach langer Krankheit fällt während der Wiedereingliederung auf, dass entsprechende Hilfsmittel erforderlich sind.
- Während einer Rehabilitations-Massnahme werden vom behandelnden, medizinischen Fachpersonal entsprechende Hilfsmittel für den Beruf empfohlen.
Wer kann bei der Beantragung von Hilfsmittel für den Beruf unterstützen?
Betroffene versuchen häufig ihre Einschränkungen zu verbergen. Oftmals aus Scham, oder auch aus Angst, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Vielleicht sind sie sich ihrer Beeinträchtigung auch gar nicht bewusst. In solchen Situationen ist ein offenes und freundliches Miteinander besonders wichtig.
Aufmerksame Führungskräfte können die Mitarbeiter auf ihre Einschränkungen aufmerksam machen und sie bei der Beantragung von Hilfsmitteln für den Arbeitsplatz unterstützen.
Abhängig von der Größe des Betriebs gibt es intern diverse Stellen, die sich für die gesundheitlichen Belange der Mitarbeiter einsetzen.
Dazu gehören z.B.:
- Betriebsärzte
- Betriebsrat
- Disability Management
- Inklusionsbeauftragte
- Personalrat
- Schwerbehindertenvertretung
- Sicherheitsbeauftragte / Sicherheitsfachkräfte
Kleinere und mittlere Betriebe können für die Beratung auch auf externe Ansprechstellen und Experten zurückgreifen.
Dazu gehören z.B.:
- Integrationsämter / Inklusionsämter: Diese sind Anlaufstelle sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber im Bereich Teilhabe am Arbeitsleben für Menschen mit einer Schwerbehinderung. Hier können Sie nach Ihrem Integrationsamt suchen.
- Reha-Teams der Bundesagentur für Arbeit (BA): Wer nach einem Unfall oder einer Erkrankung wieder zurück ins Arbeitsleben möchte, kann sich bei den Reha-Teams beraten lassen. Das gleiche gilt für junge Menschen, die einen Ausbildungsplatz oder eine Anstellung suchen. Die Reha-Teams sind über die Bundesagentur für Arbeit erreichbar.
- Reha-Management der Rentenversicherung und der Unfallversicherungen beraten und unterstützen kostenlos.
- Inklusionsberatungen der Industrie- und Handelskammern, sowie den Handwerkskammern.
- Bundesverband der Berufsförderwerke beraten und unterstützen beim Start ins Arbeitsleben, aber auch beim Wiedereinstieg, z.B. nach einem Unfall.
- Ergänzende unabhängige Teilhabeberatung (EUTB)
- Sozialdienst im Krankenhaus oder in der Reha-Klinik
Weitere Informationen zum Thema Hilfsmittel am Arbeitsplatz erhalten Betroffene außerdem
- Direkt beim Hersteller der Hilfsmittel.
- In Selbsthilfegruppen oder Sozialverbänden.
- Durch REHADAT, ein kostenloses Informationsportal im Internet, welches durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales gefördert wird. Dort werden Informationen zum Thema Behinderung, Inklusion und Beruf gesammelt.
Letztlich kann durch den Einsatz geeigneter Hilfsmittel eine Verschlechterung des Gesundheitszustandes und somit auch höhere Folgekosten vermieden werden.
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Wie wird der Antrag gestellt?
Sobald das passende Hilfsmittel gefunden wurde, geht es um die Antragstellung. Dabei ist folgendes zu beachten:
- Das Hilfsmittel muss der Arbeitgeber beantragen, wenn es sich um ein fest installiertes Hilfsmittel handelt, das bei einem Arbeitsplatzwechsel im Besitz der Firma bleibt.
- Das Hilfsmittel muss der Arbeitnehmer beantragen, wenn es sich um ein persönlich auf den Betroffenen zugeschnittenes Hilfsmittel handelt, welches der Arbeitnehmer beim Verlasen der Firma mitnimmt (z.B. Bürostuhl, Braille-Zeilen usw.)
Wo muss der Antrag gestellt werden?
Für die Beantragung für Hilfsmittel für den Beruf gibt es verschiedene Zuständigkeiten.
Die anschließende Auflistung soll Aufschluss darüber geben, welcher Kostenträger für wen zuständig ist. Bei Fragen steht auch der Leistungsträger direkt zur Verfügung.
Gut zu wissen
Sollten Sie den Antrag versehentlich an den falschen Kostenträger geschickt haben, dann klären das die zuständigen Träger untereinander und leiten den Antrag zur richtigen Stelle weiter. Sie müssen dann keine zusätzlichen Maßnahmen treffen.
Welche Unterlagen sind für den Antrag notwendig?
Die Antragstellung ist nicht in jedem Bundesland gleich.
Deshalb ist es sinnvoll sich vorab mit dem entsprechenden Leistungsträger in Verbindung zu setzen. Klären Sie mit ihm, wo Sie sich die Formulare besorgen können und welche Unterlagen benötigt werden.
Zusätzlich zum Antragsformular müssen folgende Unterlagen eingereicht werden:
- Ärztliches Attest oder ein Gutachten.
- Nachweis über die Schwerbehinderung oder die Gleichstellung (falls vorhanden).
- Tätigkeitsbeschreibung für den Arbeitsplatz.
- Kopie des Arbeitsvertrages.
- Kostenvoranschlag für das entsprechende Hilfsmittel.
Gibt es eine Bearbeitungsfrist für den Antrag auf Hilfsmittel für den Beruf?
Spätestens fünf Wochen nach der Antragstellung muss der Leistungsträger darüber entschieden haben, ob er die Arbeitshilfe genehmigt oder ablehnt.
Das sollten Sie wissen:
- Bei einer Ablehnung lohnt es sich, die Entscheidung nicht einfach hinzunehmen, sondern einen Widerspruch einzulegen.
- Die Widerspruchsfrist ist im Ablehnungsschreiben aufgeführt. In der Regel sind es 4 Wochen.
- Sollte auch der Widerspruch nicht zur Genehmigung des berufsbezogenen Hilfsmittels führen, kann Klage beim Sozial- bzw. Verwaltungsgericht eingereicht werden.
Wer muss die Hilfsmittel für den Beruf bezahlen?
Auf Antrag kommen für die Kostenübernahme verschiedene Leistungsträger in Betracht. Diese können die Kosten bis zur vollen Höhe übernehmen.
Handelt es sich um ein wartungs- oder instandhaltungsbedürftiges Hilfsmittel, werden auch hierfür die Kosten übernommen. Das gleiche gilt für die Kostenübernahme für notwendige Software-Updates sowie technische Nachrüstungen und Schulungen bezüglich des Umgangs mit der berufsbezogenen Arbeitshilfe.
Für den Arbeitgeber fallen in der Regel keine Kosten an.
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Kann der Arbeitgeber einen behindertengerechten Arbeitsplatz ablehnen?
Im Prinzip darf der Arbeitgeber den (behindertengerechten) leidensgerechten Arbeitsplatz weder aus finanziellen noch aus wirtschaftlichen Gründen ablehnen. Trotzdem kann es Ausnahmen geben, die aber dann begründet sein müssen. Evtl. müssen diese Gründe auch anwaltlich geklärt werden.
Gesetzliche Grundlagen
- Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben §49, §50 SGB IX
- Begleitende Hilfen im Arbeitsleben für Menschen mit einer Schwerbehinderung oder einer Gleichstellung § 185 SGB IX, i. V. m. § 19 und § 26 SchwbAV
Fragen und Antworten zu Hilfsmittel für den Beruf
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